Makro: Medien sortieren (neu)

Jeder Medienverweis in nextPIM besitzt eine Sortiernummer – die MimeOrder. Technisch heißt das Feld MIME_ORDER, in der Produktmaske finden Sie es im Reiter „Medien“ in der Spalte „Order“.

1. Ziel der Funktion

Die Sortiernummer erfüllt zwei Aufgaben:

• Sie bestimmt die Reihenfolge, in der die Medien eines Produkts, einer Kategorie oder des Katalogs ausgegeben werden – zum Beispiel, welches Bild als erstes Bild verwendet wird.
• Sie ist der Schlüssel für die Zuordnung eines Mediums: In Excel-Exporten und -Reimporten werden die Medienspalten über die Sortiernummer angesprochen, und bei verknüpften Medienfeldern zwischen Masterprodukt und Varianten wird über die Sortiernummer erkannt, welches Medium zu welchem gehört.

Deshalb muss die Sortiernummer innerhalb eines Datensatzes eindeutig sein und darf nicht „0“ lauten. Fehlende oder mehrfach vergebene Sortiernummern führen dazu, dass Medien nicht mehr eindeutig zugeordnet werden können – beim Export und Reimport eines Kataloges ebenso wie bei der Weitergabe von Medien an einen anderen Katalog.

Das Makro „Medien sortieren“ vergibt die Sortiernummern für den gesamten Katalog neu: lückenlos, eindeutig und nach festen Regeln. Es verändert ausschließlich die Sortiernummern. Medien, Dateien, Verwendungszwecke und die Katalogstruktur bleiben unverändert. Das Makro kann daher jederzeit ausgeführt werden.

2. Was das Makro bearbeitet

Das Makro läuft immer über den gesamten Katalog und bearbeitet dabei drei Ebenen:

Eine Auswahl einzelner Produkte oder Kategorien ist nicht vorgesehen.

3. Nach welchen Regeln die Sortiernummern vergeben werden

Das Makro nummeriert die Medien jedes Datensatzes neu – beginnend bei 1 und ohne Lücken. Maßgeblich ist dabei der Verwendungszweck des Mediums (Feld MIME_PURPOSE, Spalte „Verwendung“).

Regel 1: Zwei Gruppen

Zuerst werden alle Medien mit dem Verwendungszweck „normal“ nummeriert. Erst danach folgen alle übrigen Medien. Ein Bild mit der Verwendung „normal“ erhält also immer eine kleinere Sortiernummer als ein Datenblatt, ein Logo oder ein Thumbnail.

Regel 2: Innerhalb der Gruppe „normal“ bleibt die bisherige Reihenfolge erhalten

Die Medien mit der Verwendung „normal“ behalten ihre Reihenfolge und erhalten der Reihe nach die Nummern 1, 2, 3 … Aus den Nummern 1, 2, 10 und 101 werden dadurch 1, 2, 3 und 4 – die Reihenfolge bleibt, die Lücken verschwinden.

Regel 3: Die übrigen Medien werden alphabetisch nach Verwendungszweck sortiert

Anschließend werden alle Medien nummeriert, deren Verwendungszweck nicht „normal“ ist. Sie werden alphabetisch nach dem Verwendungszweck sortiert – nicht nach ihrer bisherigen Nummer. Es gilt diese Reihenfolge:

Medien, an denen kein Verwendungszweck gepflegt ist, stehen also am Anfang dieser zweiten Gruppe – noch vor den Datenblättern. Innerhalb desselben Verwendungszwecks bleibt die bisherige Reihenfolge erhalten.

Regel 4: Die bisherigen Nummern werden nicht beibehalten

Das Makro vergibt für jeden Datensatz eine neue, lückenlose Nummernfolge ab 1. Bisherige Werte gehen dabei verloren – auch bewusst gesetzte „Merknummern“ wie 20 oder 99 und die Nummer 0. Wenn Sie mit festen hohen Sortiernummern arbeiten, prüfen Sie diese Medien nach dem Makrolauf.

Regel 5: Varianten mit verknüpften Medienfeldern

Sind Medienfelder zwischen Masterprodukt und Varianten verknüpft, gilt zusätzlich:

• An der Variante behalten die verknüpften Medien ihre Sortiernummer.
• Diese Nummern werden bei der Neuvergabe übersprungen. Die eigenen, nicht verknüpften Medien der Variante erhalten die verbleibenden Nummern.
• Ändert sich am Masterprodukt die Nummer eines verknüpften Mediums, wird diese Änderung an den Varianten mitgeführt, damit die Zuordnung erhalten bleibt.

Genau dafür ist die Eindeutigkeit der Sortiernummern nötig: Ohne eindeutige, von 0 verschiedene Nummern lassen sich die zusammengehörenden Medien von Master und Variante nicht zuordnen.

Praxisbeispiel

Ein Produkt hat sechs Medien mit gewachsenen Sortiernummern:

Nach dem Makrolauf:

Die vier Bilder mit der Verwendung „normal“ erhalten die Nummern 1 bis 4 und behalten dabei ihre Reihenfolge. Danach folgen Datenblatt und Logo – und zwar alphabetisch nach Verwendungszweck („data_sheet“ vor „logo“), obwohl das Logo vorher die kleinere Nummer 20 hatte.

Kommt ein weiteres Medium ohne Verwendungszweck hinzu, erhält es beim nächsten Makrolauf die erste Nummer der zweiten Gruppe – Datenblatt und Logo rutschen entsprechend nach hinten:

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4. Makro starten

Schritt 1: Katalog öffnen

Öffnen Sie den Katalog, dessen Medien sortiert werden sollen. Sie befinden sich anschließend in der Katalogansicht mit der Symbolleiste „Makros“, „Reimport“, „Export“ …

Schritt 2: Makros öffnen

Klicken Sie auf „Makros“. Das Fenster „Makros“ öffnet sich.

Schritt 3: Makro auswählen

Geben Sie im Suchfeld „sortieren“ ein oder öffnen Sie die Rubrik „Medien“. Klicken Sie auf „Medien sortieren“. Rechts erscheinen der Name, die Rubrik „Medien“ und die Beschreibung des Makros. Weitere Einstellungen sind nicht erforderlich.

Schritt 4: Makro ausführen

Klicken Sie auf „Starte Makro“. Das Fenster schließt sich, das Makro läuft als Hintergrundjob.

5. Ergebnis prüfen

Am Produkt

Aktualisieren Sie den Katalog mit der Taste F5. Öffnen Sie ein Produkt und wechseln Sie in den Reiter „Medien“. In der Spalte „Order“ stehen nun lückenlose, eindeutige Sortiernummern ab 1.

Hinweis: Die Medienliste ist standardmäßig nach der Spalte „Beschreibung“ sortiert, nicht nach „Order“. Zum Prüfen der Reihenfolge klicken Sie auf die Spaltenüberschrift „Order“.

6. Häufige Fehler und Lösungen

Fehler: Der Job meldet „An einigen Produkten konnten die Elemente nicht sortiert werden.“ und „Informationen dazu befinden sich in der Protokolldatei.“

Mögliche Ursache:

• An einer Variante existiert ein verknüpftes Medienfeld, zu dem es am Masterprodukt keine passende Verknüpfung gibt. Die zusammengehörenden Medien lassen sich dann nicht sicher zuordnen.

Lösung: Öffnen Sie die Protokolldatei am Job. Sie enthält die Spalten „PRODUCT“ und „VARIANT“ mit den Produktnummern der betroffenen Master und Varianten. Prüfen Sie dort die Verknüpfung von Master und Variante und stellen Sie sie erneut her. Führen Sie das Makro anschließend erneut aus. Die betroffenen Master-/Variantenverbünde bleiben unverändert – alle übrigen Produkte wurden sortiert.

Fehler: Beim Excel-Export erhält der Job den Status „Warning“ mit den Ereignissen „Die MIME_ORDER wurde in der Export-Datei für <Anzahl> Elemente korrigiert.“, „Beim Reimport könnten Probleme auftreten.“ und „Bitte führen Sie das Makro ‚Medien sortieren‘ aus.“

Mögliche Ursache:

• Im Katalog sind Sortiernummern mehrfach oder mit „0“ vergeben – typischerweise nach einem BMEcat-Import.

Lösung: nextPIM korrigiert die Nummern nur für die Exportdatei, damit jedes Medium eine eigene Spalte erhält. Im Katalog bleiben die fehlerhaften Nummern bestehen, und beim Reimport kann die Zuordnung nicht mehr eindeutig hergestellt werden. Führen Sie deshalb das Makro „Medien sortieren“ aus und exportieren Sie danach erneut.

Fehler: Ein Datenblatt hat nach dem Makrolauf eine kleinere Nummer als ein Logo, obwohl es vorher die höhere Nummer hatte.

Ursache: Regel 3 – die zweite Gruppe wird alphabetisch nach Verwendungszweck sortiert.

Lösung: Das ist kein Fehler. Wenn Sie eine andere Reihenfolge benötigen, pflegen Sie die Sortiernummern dieser Medien nach dem Makrolauf manuell.

Fehler: Eine Sortiernummer lässt sich in der Produktmaske nicht ändern; nach dem Speichern steht wieder der alte Wert im Feld.

Mögliche Ursache:

• Die eingegebene Nummer ist am Produkt bereits vergeben.

Lösung: Verwenden Sie eine freie Nummer, oder lassen Sie die Nummern durch das Makro neu vergeben.

7. Hinweise und Besonderheiten

• Neues Medium: Legen Sie über „Neues Medium“ ein Medium an, vergibt nextPIM automatisch die nächste freie Nummer – die höchste vorhandene Sortiernummer plus 1.
• Produktdatenblatt: Auch die Funktion „Produktdatenblatt erstellen“ hängt das erzeugte PDF mit der nächsthöheren Nummer und dem Verwendungszweck „data_sheet“ an.
• Keine Sortierung nach Dateinamen: Das Makro sortiert nicht nach Dateinamen und nicht nach Beschreibungen, sondern ausschließlich nach Verwendungszweck und bisheriger Reihenfolge.
• Doppelte Medien: Medien, die bis auf die Sortiernummer identisch sind, entfernen Sie vorher mit dem Makro „Doppelte Mime Einträge löschen“. „Medien sortieren“ löscht keine Medien.
• Verwendungszweck zuerst: Da die Nummernvergabe auf dem Verwendungszweck beruht, sollte dieser gepflegt sein. Unterstützung bietet das Makro „Mimepurpose automatisch setzen“.

8. Best Practices

• Führen Sie das Makro vor jedem Export mit Medien und vor der Weitergabe von Medien an einen anderen Katalog aus.
• Führen Sie es vor dem Verknüpfen von Master- und Variantenfeldern aus. Verknüpfungen setzen eindeutige Sortiernummern ungleich 0 voraus.
• Führen Sie es nach BMEcat- oder Excel-Importen aus, wenn die Sortiernummern der gelieferten Medien unbekannt sind.
• Reihenfolge bei der Massenpflege: erst „Doppelte Mime Einträge löschen“, dann „Mimepurpose automatisch setzen“, dann „Medien sortieren“.
• Prüfen Sie nach dem Lauf stichprobenartig ein Produkt mit vielen Medien – insbesondere, wenn eine bestimmte Bildreihenfolge im Shop gewünscht ist.