Funktion WAWI/ERP - Das Artikelnummern-Mapping

Da Hersteller, Großhändler und Verbände oft jeweils eigene Artikelnummern vergeben, kommt es in der Praxis regelmäßig zu doppelten oder abweichenden Artikelnummern für identische Produkte. nextPIM prüft diese Daten automatisiert und stellt sicher, dass gleiche Produkte korrekt erkannt und verarbeitet werden.

Das Grundproblem erklärt:
Warum existieren mehrere Nummern für dasselbe Produkt?

Kern des ganzen sind unterschiedliche Datenquellen von denen Ihre Produkte bezogen werden.

Sie als Händler beziehen Ihre Produktdaten/ Produkte aus verschiedenen Quellen, zum Beispiel:

• Direkt vom Hersteller

• von Großhändlern

• von Verbänden wie dem E/D/E

Jede Quelle kann dabei eine eigene Artikelnummer je Produkt vergeben.

Beispiel:
Eine KNIPEX-Zange kann direkt beim Hersteller oder über den E/D/E bezogen werden – jeweils mit einer abweichenden Artikelnummer, obwohl es sich um dasselbe Produkt handelt.

GTIN – theoretisch eindeutig, praktisch nicht immer zuverlässig

Obwohl die GTIN (Global Trade Item Number) als weltweit eindeutige Produktkennung gedacht ist, funktioniert dies in der Praxis nicht immer:

• denn GTINs werden teilweise mehrfach vergeben

• Verbände oder Händler generieren eigene GTINs für Produkte des Herstellers

Die Folge: Ein identisches Produkt kann mehrere unterschiedliche GTINs/ Artikelnummern besitzen.

In der Konsequenz gibt es typische Duplikat-Szenarien

1. Gleiche GTIN, unterschiedliche Artikelnummern
2. Unterschiedliche GTIN, aber physisch identisches Produkt
3. Abweichende Artikelnummern bei physisch identischem Produkt

Diese Fälle können in nextPIM zu Ihrer Artikelnummer zusammengeführt werden.

Prozess: Wie führt nextPIM das Artikelnummern-Mapping durch?

Der Mapping-Prozess folgt einer festen, logischen Reihenfolge:

A) Ersteinrichtung

Schritt 1: Einrichtung im Bereich „WaWi / ERP“

• ERP-Anzeigename hinterlegen

• Format der eigenen Artikelnummer definieren

• Optional Prefix/ Postfix vergeben

• Empfehlung: Für die erste SUPPLIER_PID nur Buchstaben und Ziffern verwenden (keine Sonderzeichen / Leerzeichen)

Schritt 2: Import vorhandener ERP-Mappings

Wenn Sie in Ihrem ERP-System eigene Artikelnummern nutzen, müssen Sie diese vorab in nextPIM importieren. Navigieren Sie hierfür im blauen Seitenmenü auf den Menüpunkt "Artikelnummermapping" und klicken Sie dort auf Excel- exportieren.
Diese Datei lässt sich dann entsprechend Ihren vorhandenen Artikelnummern füllen und wieder importieren.

Die Importdatei enthält typischerweise (siehe Screenshot unterhalb):

• eigene Artikelnummer

Informationen des Herstellers:

• GTIN/ EAN (International PID)

• Herstellername (Manufacturer_Name)-> korrekte, einheitliche Schreibweise beachten)

• Herstellerartikelnummer (Manufacturer_PID)

Informationen weiterer Lieferanten (beliebig viele Lieferanten möglich):

• Kreditoren-Nummer des Lieferanten (Supplierinfo_id)

• Name des Lieferanten (Supplierinfo_Name)
• GTIN des Lieferanten (Supplierinfo_GTIN)
• Artikelnummer des Lieferanten (Supplierinfo_Artikelnummer)

Ergebnis: nextPIM kennt die Beziehungen zwischen Ihren Artikelnummern, den des Herstellers- und der Artikelnummern Ihrer Lieferanten.

 

B) Anwendung des Artikelnummer-Mappings:

Am sinnvollsten ist es, dass die Produkte im GoldenRecord Ihre eigene Artikelnummer als SupplierPID gesetzt haben.
So können Sie einfacher Daten aktualisieren und können dies immer anhand Ihrer eigenen Artikelnummer tun. 
Dies setzt allerdings voraus, dass das Artikelnummermapping bereits bei den Lieferantendaten angewendet wird.

1) Vorbereitung neuer Lieferantendaten

Bevor das eigentliche Artikelnummer-Mapping ausgeführt wird empfehlen wir beim Import eines Lieferantenkatalogs das Makro „Orderdetails zu Lieferantendetails umwandeln“ auszuführen.

Dieses Makro wandelt die relevanten Informationen, die Sie von Ihrem Lieferanten erhalten in einen Lieferanteneintrag um.

Erzeugt werden hiermit strukturierte Lieferanten-Einträge:

• Einkaufspreise

• Bestellnummern

• Mengeneinheiten

• Preisgültigkeiten

 Ergebnis: Alle relevanten Einkaufskonditionen sind sauber am Produkt hinterlegt.

2) Durchführung des Artikelnummer Mappings

Das Makro „Eindeutige Supplier PID zuweisen“ führt den Matching-Prozess aus.

Vor dem Ausführen sollten Sie folgendes prüfen:

• Ist im Lieferantenreiter (des Kataloges) der Lieferantenname gepflegt?

• Ist die Kreditorennummer (Lieferantenkennung) vorhanden?

• Sind bei einem Hersteller-Katalog die Herstellerartikelnummern gepflegt?

Grundsätzlich ersetzt das Makro die Supplier_PID im jeweiligen Katalog durch eine gemappte oder neu generierte Artikelnummern.

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Einstellungsmöglichkeiten des Makros:

• Bestehenden Wert auf Supplier_Alt_PID übertragen: Nutzen Sie diese Einstellung, wenn die Supplier_PID des Lieferantenkataloges auf die Supplier_ALT_PID übertragen werden soll. Andernfalls wird Sie nach Anwendung des Makros überschrieben

• Lieferant ist Hersteller: Wenn aktiviert, übernimmt nextPIM Herstellername und -artikelnummer automatisch in die Felder des Artikelnummermappings (International_PID, Manufacturer_PID, Manufacturer_Name). Wenn der Schalter nicht aktiviert ist, wird im Artikelnummermapping nur ein neuer Lieferanteneintrag gebildet.

• Produktstatus: Findet nextPIM keinen bestehenden Eintrag im Artikelnummermapping und generiert eine neue Artikelnummer, so können Sie mit dieser Möglichkeit die Produkte kennzeichnen und einen beliebigen Status-Tag vergeben.

 

Wann wird Ihre Artikelnummer gesetzt, wann eine neue generiert?
Prüfreihenfolge des Makros:

Beim Artikelnummernmapping wird nach folgendem Schema geprüft:

1. GTIN/EAN (International PID)
   Ist die GTIN/EAN des Produktes im Mapping vorhanden?
   → Ja, Ihre Artikelnummer wird als Supplier PID gesetzt.

2. Herstellername + Herstellerartikelnummer
   Wird die Kombination aus beiden im Artikelnummermapping gefunden?
   → Ja, Ihre Artikelnummer wird als Supplier PID gesetzt.

3. Lieferanteninformationen
   Wird die Kombination aus Lieferantennummer & Lieferantenname gefunden?
   → Ihre Artikelnummer wird als Supplier PID gesetzt.

-> Erst wenn alle drei Prüfungen fehlschlagen, wird von nextPIM eine neue Artikelnummer vergeben (siehe hierzu Schritt Ersteinrichtung).

Sobald eine Übereinstimmung gefunden wurde:

• Das Produkt erhält Ihre Artikelnummer (aus dem Mapping oder neugeneriert) als eindeutige Supplier PID
• Wurde eine GTIN im Artikelnummermapping entdeckt, aber es besteht kein Lieferanteneintrag der mit der Kreditorennummer & dem Namen aus dem Katalogeinstellungen des Lieferanten übereinstimmt, so wird ein weiterer Eintrag am Produkt im Artikelnummermapping hinzugefügt.
  
  

 

C) Übernahme der Artikelinformationen in den Golden Record

Sobald das Artikelnummern-Mapping erfolgreich auf einen Lieferantenkatalog ausgeführt wurde und eine eindeutige Supplier PID (Ihre Artikelnummer) feststeht, erfolgt die Einspeisung der Produkte in den Golden Record.

1) Umgang mit neuen Produkten

Über „Kataloge kombinieren“:

• neue Produkte werden in die korrekte Kategoriebaum-Struktur übernommen
  
  

2) Bestehende Produkte aktualisieren

Über „Makro Update von/zu Katalog“:

• Match-Feld ist die Supplier PID

• dadurch werden bestehende Produkte zuverlässig aktualisiert

• es entstehen keine neuen Datensätze

Vermeidung von Dubletten durch diese Arbeitsweise

• • Nach der ersten Vergabe der Supplier PID erfolgen alle Updates über dieselbe Nummer

  • Ein Produkt erhält unterschiedliche Lieferanteneinträge im Lieferantenreiter

  • Ein Produkt kann im Golden Record in mehrere Kategorien hinzugefügt werden

Beispielabläufe:

Fall 1: Erstlieferant liefert neues Produkt

• Keine GTIN gefunden

• Keine Herstellerzuordnung möglich

• nextPIM erzeugt neue Artikelnummer (z. B. NP127777)

• Produkt wird im Golden Record angelegt

 

Fall 2: Zweiter Lieferant liefert dasselbe Produkt

• GTIN nicht vorhanden

• Herstellername + Artikelnummer stimmen überein

• nextPIM erkennt das Produkt

• gleiche Artikelnummer (NP127777) wird erneut vergeben

• zweiter Lieferant wird hinzugefügt

 

Prozess-Schaubild:

Ergebnis:
Konsequente Nutzung des Artikelnummern-Mappings führt zu einem eindeutigen, dublettenfreien Golden Record – mehrere Quellen, eine Artikelnummer.