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title: "Automatischer Job: Medien FTP-Export"
description: "Medien FTP-Export in nextPIM: Neue und geänderte Mediendateien eines Katalogs täglich automatisch per FTP/SFTP übertragen – Einrichtung, Ausführung, Kontrolle und Fehlerbehebung."
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# Automatischer Job: Medien FTP-Export

## So übertragen Sie neue und geänderte Mediendateien eines Katalogs automatisch per FTP oder SFTP auf einen Server.

### 1. Ziel der Funktion

Mit dem automatischen Job **„Medien FTP-Export“** übertragen Sie die Mediendateien eines Katalogs (z. B. Produktbilder, Datenblätter) automatisch auf einen FTP- oder SFTP-Server.

Der Export arbeitet **inkrementell**: Pro Lauf werden nur die Mediendateien übertragen, die seit dem letzten erfolgreichen Export neu hinzugekommen sind oder geändert wurden. Unveränderte Dateien werden nicht erneut übertragen.

- Übertragen werden ausschließlich die Mediendateien selbst – es werden keine ZIP-Dateien erzeugt.
- Der Job läuft einmal täglich zur eingestellten Uhrzeit. Zusätzlich können Sie ihn jederzeit manuell starten.
- Pro Eintrag legen Sie genau einen Katalog und einen FTP-Server fest. Für mehrere Kataloge oder Zielserver legen Sie mehrere Einträge an.

**Hinweis:** Der Medien FTP-Export reagiert nicht sofort auf jede einzelne Änderung. Neue und geänderte Medien werden gesammelt und beim nächsten Lauf (täglich zur eingestellten Uhrzeit oder beim manuellen Start) gemeinsam übertragen. Nicht zu verwechseln mit dem Unterreiter „FTP Export“: Dieser exportiert Katalogdaten (z. B. als Datei nach Excel-Template), nicht die Mediendateien. Einen Überblick über alle automatischen Jobs finden Sie im Beitrag [Automatische Jobs](https://knowledge.nextpim.de/automatische-jobs).

### 2. Voraussetzungen

- **FTP-Server im Account angelegt:** Der Zielserver muss im Account im Reiter „FTP Server“ hinterlegt sein (Name, IP Addresse, Port, Modus sowie Zugangsdaten). Dort können Sie die Verbindung über die Schaltfläche „Test“ prüfen. Wie Sie einen Server anlegen, beschreibt der Beitrag [FTP / SFTP -Server](https://knowledge.nextpim.de/ftp-/-sftp-server).
- **Export Ordner (empfohlen):** Klappen Sie den FTP-Server über den Pfeil „›“ auf und wählen Sie im Feld „Export Ordner“ den Ordner, in den die Medien geschrieben werden sollen. Ist kein Export Ordner hinterlegt, landen die Dateien im Stammverzeichnis des Servers.
- **Berechtigung:** Einträge anlegen, ändern und entfernen können Benutzer mit der Rolle Manager oder Admin.
- **Medien im Katalog:** Exportiert werden die Mediendateien, die im gewählten Katalog hinterlegt sind (siehe auch [Medien](https://knowledge.nextpim.de/das-nextpim-medien-handling)).

![](https://knowledge.nextpim.de/hs-fs/hubfs/medien-ftp-export-v2-08-export-ordner.png?width=650&name=medien-ftp-export-v2-08-export-ordner.png)

*Abbildung 1: Reiter „FTP Server“, aufgeklappter Server mit dem Feld „Export Ordner“ (hier „/medien“). Adresse und Benutzername sind unkenntlich gemacht.*

### 3. Funktion öffnen

#### Schritt 1: Account öffnen

Klicken Sie oben rechts auf Ihren Benutzernamen und wählen Sie im Menü **„Account“**.

![](https://knowledge.nextpim.de/hs-fs/hubfs/medien-ftp-export-v2-01-benutzermenue.png?width=230&name=medien-ftp-export-v2-01-benutzermenue.png)

*Abbildung 2: Benutzermenü oben rechts mit dem Eintrag „Account“. Welche weiteren Einträge erscheinen, hängt von Ihrer Rolle ab.*

#### Schritt 2: Reiter „Automatische Jobs“ und Unterreiter „Medien FTP-Export“ öffnen

Wechseln Sie im unteren Bereich der Account-Seite in den Reiter **„Automatische Jobs“**. Klicken Sie anschließend auf den Unterreiter **„Medien FTP-Export“**. Er steht ganz rechts in der Reihe der Unterreiter. Je nach Account können weitere Unterreiter angezeigt werden.

Die Tabelle zeigt alle bereits angelegten Medien-Exporte mit den Spalten „Katalog“, „Ftp Server“, „Uhrzeit“ und „Aktiv“. Ist noch nichts angelegt, erscheint „Keine Daten“.

![](https://knowledge.nextpim.de/hs-fs/hubfs/medien-ftp-export-v2-02-reiter.png?width=650&name=medien-ftp-export-v2-02-reiter.png)

*Abbildung 3: Reiter „Automatische Jobs“, Unterreiter „Medien FTP-Export“ und Schaltfläche „+“.*

**Tipp:** Passen nicht alle Reiter in die Zeile, blättern Sie mit den Pfeilen links und rechts neben den Reitern weiter.

### 4. Medien FTP-Export einrichten

#### Schritt 3: Neue Zeile anlegen

Klicken Sie über der Tabelle auf **„+“** (Tooltip „Neue Zeile“). Es erscheint eine neue, leere Zeile. Das Kontrollkästchen „Aktiv“ ist bei einer neuen Zeile bereits gesetzt.

**Wichtig:** Sobald ein aktiver Eintrag gespeichert ist, wird er automatisch ausgeführt, wenn die eingestellte Uhrzeit am heutigen Tag bereits erreicht ist – in der Regel innerhalb weniger Minuten nach dem Speichern. Möchten Sie den Eintrag zunächst nur vorbereiten, entfernen Sie vor dem Ausfüllen das Häkchen bei „Aktiv“.

#### Schritt 4: Katalog auswählen

Klicken Sie in die Spalte **„Katalog“** und öffnen Sie die Auswahlliste. Wählen Sie den Katalog, dessen Mediendateien exportiert werden sollen. Die Liste enthält alle Kataloge des Accounts.

![](https://knowledge.nextpim.de/hs-fs/hubfs/medien-ftp-export-v2-03-katalog.png?width=520&name=medien-ftp-export-v2-03-katalog.png)

*Abbildung 4: Geöffnete Auswahlliste der Spalte „Katalog“ in einer neuen Zeile.*

#### Schritt 5: FTP-Server auswählen

Klicken Sie in die Spalte **„Ftp Server“** und wählen Sie den Zielserver. Angeboten werden die FTP-Server, die im Reiter „FTP Server“ des Accounts angelegt sind.

![](https://knowledge.nextpim.de/hs-fs/hubfs/medien-ftp-export-v2-04-ftp-server.png?width=650&name=medien-ftp-export-v2-04-ftp-server.png)

*Abbildung 5: Auswahl des Zielservers in der Spalte „Ftp Server“.*

#### Schritt 6: Uhrzeit festlegen

Klicken Sie in die Spalte **„Uhrzeit“** bzw. auf das Uhr-Symbol und wählen Sie die gewünschte Startzeit. Die Liste bietet Uhrzeiten im 15-Minuten-Raster an (00:00, 00:15, 00:30 …).

![](https://knowledge.nextpim.de/hs-fs/hubfs/medien-ftp-export-v2-05-uhrzeit.png?width=650&name=medien-ftp-export-v2-05-uhrzeit.png)

*Abbildung 6: Auswahlliste der Spalte „Uhrzeit“ im 15-Minuten-Raster.*

#### Schritt 7: Aktivierung festlegen

Setzen Sie das Häkchen in der Spalte **„Aktiv“**, damit der Export täglich automatisch läuft. Ohne Häkchen läuft der Eintrag nicht automatisch; ein manueller Start ist trotzdem möglich (siehe Abschnitt 6).

### 5. Speichern, bearbeiten und entfernen

#### Speichern

Es gibt keine separate Speichern-Schaltfläche. Sobald „Katalog“, „Ftp Server“ und „Uhrzeit“ ausgefüllt sind und Sie die Zeile verlassen (z. B. durch einen Klick neben die Tabelle), wird der Eintrag gespeichert.

Sie erkennen einen gespeicherten Eintrag am Pfeil **„›“** am Zeilenanfang, über den Sie den Detailbereich aufklappen können (siehe Abbildung 3 und Abbildung 8).

„Katalog“, „Ftp Server“ und „Uhrzeit“ sind Pflichtfelder. Fehlt ein Wert, werden die betroffenen Zellen rot markiert und ein Hinweis angezeigt, z. B. „Katalog ist ein Pflichtfeld“. Der Eintrag wird erst gespeichert, wenn alle drei Werte gesetzt sind.

#### Bearbeiten

Um einen bestehenden Eintrag zu ändern, klicken Sie direkt in die gewünschte Zelle und wählen einen neuen Wert. Die Änderung wird ebenfalls beim Verlassen der Zeile gespeichert. Um den automatischen Export vorübergehend auszusetzen, entfernen Sie das Häkchen bei „Aktiv“.

#### Entfernen

Klicken Sie am Zeilenende auf **„Entfernen“** und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage „Sind Sie sicher, dass Sie diesen Datensatz löschen wollen?“ mit **„Ja“**. Mit „Nein“ brechen Sie ab.

![](https://knowledge.nextpim.de/hs-fs/hubfs/medien-ftp-export-v2-07-entfernen.png?width=650&name=medien-ftp-export-v2-07-entfernen.png)

*Abbildung 7: Sicherheitsabfrage nach Klick auf „Entfernen“.*

Durch das Entfernen des Eintrags werden keine Dateien auf dem FTP-Server gelöscht.

### 6. Export ausführen

#### Automatische Ausführung

Ein aktiver Eintrag wird einmal pro Tag gestartet, sobald die eingestellte Uhrzeit erreicht ist. nextPIM prüft in kurzen, regelmäßigen Abständen, ob ein Export fällig ist. Der tatsächliche Start kann daher einige Minuten nach der eingestellten Uhrzeit liegen.

#### Manuelle Ausführung

1. Klappen Sie den Eintrag über den Pfeil „›“ am Zeilenanfang auf.
2. Klicken Sie im Detailbereich auf **„Manuel ausführen“**.
3. nextPIM bestätigt den Start mit der Meldung „Export Job wurde gestartet.“

![](https://knowledge.nextpim.de/hs-fs/hubfs/medien-ftp-export-v2-06-detail.png?width=650&name=medien-ftp-export-v2-06-detail.png)

*Abbildung 8: Aufgeklappter Eintrag mit „Letzte Ausfuehrung“, „Letzter erfolgreicher Export“ und der Schaltfläche „Manuel ausführen“.*

Der manuelle Start funktioniert auch bei Einträgen ohne Häkchen bei „Aktiv“. Er verarbeitet dieselben Medien wie ein automatischer Lauf. „Letzte Ausfuehrung“ ändert sich durch einen manuellen Start nicht; „Letzter erfolgreicher Export“ wird dagegen aktualisiert, wenn der Lauf fehlerfrei endet. Im Beispiel in Abbildung 8 lief der Export automatisch um 11:00 Uhr und zusätzlich manuell um 19:38 Uhr.

#### Welche Mediendateien übertragen werden

Bei jedem Lauf ermittelt nextPIM alle Mediendateien des gewählten Katalogs, deren Änderungsdatum nach dem Zeitpunkt des letzten erfolgreichen Exports liegt.

**Wichtig – erster Lauf:** Solange für einen Eintrag noch kein erfolgreicher Export stattgefunden hat, werden **alle** Mediendateien des Katalogs übertragen. Bei großen Katalogen kann das entsprechend lange dauern.

Als neu oder geändert gilt eine Mediendatei insbesondere, wenn sie

- neu in den Katalog hochgeladen wurde,
- mit gleichem Dateinamen erneut hochgeladen wurde (auch wenn der Inhalt identisch ist),
- über einen Medien-Import (ZIP) eingelesen wurde,
- über den Download von Medien-URLs in den Katalog geladen wurde,
- über eine Bildkonvertierung neu erzeugt wurde (ändert sich dabei die Dateiendung, entsteht eine neue Datei mit neuem Namen),
- durch Kopieren von Katalogen, Produkten oder Medien in den Katalog übernommen wurde.

Nicht als Änderung erkannt werden unter anderem:

- das Umbenennen von Dateien über die Makros [„Entferne Sonderzeichen“](https://knowledge.nextpim.de/makro-entferne-sonderzeichen) und [„Dateipfade entfernen“](https://knowledge.nextpim.de/makro-dateipfade-entfernen),
- das Zuordnen, Sortieren oder Ändern des Verwendungszwecks von Medien an Produkten,
- das Löschen von Mediendateien.

#### Wie die Dateien auf dem Server abgelegt werden

- Der Dateiname auf dem Server entspricht dem Dateinamen der Mediendatei in nextPIM. Enthält der Dateiname Ordnerangaben (z. B. nach einem ZIP-Import mit Ordnerstruktur), werden diese Unterordner auf dem Server angelegt.
- Zielordner ist der „Export Ordner“ des gewählten FTP-Servers, ohne Export Ordner das Stammverzeichnis.
- Liegt auf dem Server bereits eine Datei mit gleichem Namen, wird sie überschrieben.
- In nextPIM gelöschte Medien werden auf dem Server nicht gelöscht.

### 7. Ergebnis prüfen

#### Im Detailbereich des Eintrags

Klappen Sie den Eintrag auf (Abbildung 8):

- **„Letzte Ausfuehrung“** zeigt, wann der Export zuletzt automatisch gestartet wurde.
- **„Letzter erfolgreicher Export“** zeigt, wann der Export zuletzt ohne Fehler abgeschlossen wurde. Ab diesem Zeitpunkt sucht der nächste Lauf nach geänderten Medien.

**Hinweis:** „Letzter erfolgreicher Export“ wird nur aktualisiert, wenn der Lauf ohne Fehler endet. Tritt bei einer einzelnen Datei ein Fehler auf, bleibt der alte Zeitpunkt stehen – beim nächsten Lauf werden dann alle seit diesem Zeitpunkt geänderten Medien erneut übertragen.

#### In der Jobübersicht

Klicken Sie oben rechts auf das Symbol **„Jobs“**. Im Fenster „Hintergrund Jobs“ erscheint jeder Lauf als Job vom Typ „MediaFtpExport“ mit dem Namen „Medien FTP-Export \[Katalog\] zum FTP-Server \[Server\]“. Automatische Läufe zeigen in der Spalte „Erstellt von“ den Eintrag „nextPIM, Administrator“, manuelle Läufe den Namen des Benutzers, der sie gestartet hat. Über den Pfeil „›“ klappen Sie die Meldungen des Jobs auf.

![](https://knowledge.nextpim.de/hs-fs/hubfs/medien-ftp-export-v2-09-jobuebersicht.png?width=650&name=medien-ftp-export-v2-09-jobuebersicht.png)

*Abbildung 9: Fenster „Hintergrund Jobs“ mit einem aufgeklappten Medien FTP-Export – im Beispiel wurden 2 geänderte Mediendateien übertragen.*

Im Job finden Sie unter anderem folgende Meldungen:

| Meldung | Bedeutung |
| --- | --- |
| „\[Anzahl\] geänderte Mediendatei(en) werden zum FTP-Server übertragen.“ | Anzahl der Dateien, die in diesem Lauf übertragen werden. |
| „Keine geänderten Mediendateien seit dem letzten Export gefunden.“ | Es gab keine neuen oder geänderten Medien. Der Lauf gilt als erfolgreich. |
| „Für den FTP-Server ist kein Export-Verzeichnis konfiguriert, die Dateien werden im Stammverzeichnis abgelegt.“ | Beim FTP-Server ist kein „Export Ordner“ hinterlegt. |

Bei Rückfragen an den Support geben Sie bitte die im Job angezeigte JobID an.

#### Auf dem FTP-Server

Prüfen Sie mit einem FTP-Programm im Export Ordner, ob die erwarteten Dateien vorhanden sind und das aktuelle Änderungsdatum tragen.

### 8. Praxisbeispiel

Ein Händler möchte, dass sein Webshop-Dienstleister jeden Morgen die aktuellen Produktbilder aus dem Katalog „1 Ursprung“ auf dem FTP-Server „nextPIM Test“ vorfindet.

1. Im Reiter „FTP Server“ ist der Server „nextPIM Test“ angelegt, als Export Ordner ist „/medien“ ausgewählt. Die Verbindung wurde mit „Test“ geprüft.
2. Im Unterreiter „Medien FTP-Export“ wird ein Eintrag mit Katalog „1 Ursprung“, Ftp Server „nextPIM Test“ und Uhrzeit „02:00“ angelegt und „Aktiv“ gesetzt.
3. Beim ersten Lauf werden alle Mediendateien des Katalogs nach „/medien“ übertragen.
4. Am Folgetag lädt ein Mitarbeiter zehn neue Bilder hoch und ersetzt ein vorhandenes Bild durch eine neue Version mit gleichem Dateinamen. In der Nacht um 02:00 Uhr überträgt der Export genau diese elf Dateien; das ersetzte Bild wird auf dem Server überschrieben.

### 9. Häufige Fehler und Lösungen

#### Die neue Zeile lässt sich nicht speichern, Zellen sind rot markiert

**Mögliche Ursache:** „Katalog“, „Ftp Server“ oder „Uhrzeit“ ist nicht ausgefüllt (Meldung z. B. „Katalog ist ein Pflichtfeld“).

**Lösung:** Füllen Sie alle drei Pflichtfelder aus und verlassen Sie anschließend die Zeile.

#### Der Export startet nicht automatisch

**Mögliche Ursache:**

- Das Häkchen bei „Aktiv“ ist nicht gesetzt.
- Die eingestellte Uhrzeit ist heute noch nicht erreicht.
- Der Export ist heute bereits gelaufen (automatisch läuft er höchstens einmal täglich).

**Lösung:** Prüfen Sie „Aktiv“ und die Uhrzeit. Für einen sofortigen Lauf verwenden Sie „Manuel ausführen“.

#### Job-Meldung „Keinen passenden FTP / SFTP Server gefunden“

**Mögliche Ursache:** Der im Eintrag gewählte FTP-Server wurde im Reiter „FTP Server“ entfernt.

**Lösung:** Wählen Sie im Eintrag einen vorhandenen FTP-Server aus.

#### Verbindungsfehler

Beispiele: „Beim testen der Verbindung ist folgender Fehler aufgetreten: …“, „Keine valide Server Addresse“ oder „UserDaten sind nich vollständig“.

**Mögliche Ursache:**

- Adresse, Port, Modus oder Zugangsdaten des FTP-Servers sind falsch oder unvollständig.
- Der Server ist nicht erreichbar.

**Lösung:** Prüfen Sie die Serverdaten im Reiter „FTP Server“ und testen Sie die Verbindung mit „Test“.

#### Job-Meldung „Die Katalog-ID ist ungültig oder fehlt“ oder „Der gewählte Katalog wurde nicht gefunden“

**Mögliche Ursache:** Der Katalog des Eintrags wurde gelöscht.

**Lösung:** Wählen Sie im Eintrag einen vorhandenen Katalog aus oder entfernen Sie den Eintrag.

#### Job-Meldung „Für die Mediendatei ‚…‘ wurde keine Datei in der Blob-Ablage gefunden.“

**Mögliche Ursache:** Zu diesem Medieneintrag ist in nextPIM keine abrufbare Datei vorhanden.

**Lösung:** Laden Sie die betroffene Mediendatei erneut hoch. Da der Lauf nicht fehlerfrei war, wird „Letzter erfolgreicher Export“ nicht aktualisiert, bis der Fehler behoben ist.

#### Fehler beim Speichern auf dem Server

Beispiele: „Beim speichern von … auf den … Server ist folgender Fehler aufgetreten“ oder bei SFTP ein Hinweis auf „Channel was closed“.

**Mögliche Ursache:**

- Fehlende Schreibrechte im Zielordner.
- Kein freier Speicherplatz auf dem Server.

**Lösung:** Prüfen Sie Rechte und Speicherplatz auf dem FTP-Server und starten Sie den Export anschließend mit „Manuel ausführen“ erneut.

#### Eine umbenannte Datei liegt auf dem Server weiterhin unter dem alten Namen

**Mögliche Ursache:** Die Datei wurde über ein Makro umbenannt (z. B. „Entferne Sonderzeichen“, „Dateipfade entfernen“). Das gilt nicht als Änderung.

**Lösung:** Laden Sie die Datei unter dem neuen Namen erneut hoch, damit sie übertragen wird. Entfernen Sie die alte Datei bei Bedarf manuell auf dem Server.

### 10. Hinweise und Besonderheiten

- Der Export überträgt nur Dateien und löscht auf dem Server nichts. Nicht mehr benötigte Dateien müssen Sie auf dem Server selbst entfernen.
- Wird eine Mediendatei geändert, während ein Export gerade läuft, kann sie in diesem und im folgenden Lauf fehlen. Sie wird erst bei ihrer nächsten Änderung wieder übertragen.
- Wird der Katalog oder der FTP-Server eines Eintrags gelöscht, bleibt der Eintrag bestehen. Der Job endet dann mit einer Fehlermeldung (siehe Abschnitt 9).
- Medien, die durch Kopieren von Katalogen oder Produkten in den Katalog gelangt sind, werden ebenfalls übertragen.
- Das Verhalten bei virtuellen Katalogen konnte in der verfügbaren nextPIM-Umgebung nicht abschließend verifiziert werden.

### 11. Best Practices

- **Nachts exportieren:** Legen Sie die Uhrzeit in eine Zeit, in der keine Medien bearbeitet werden (z. B. 02:00 Uhr).
- **Verbindung vorher testen:** Prüfen Sie den FTP-Server im Reiter „FTP Server“ mit „Test“, bevor Sie den Medien-Export anlegen.
- **Export Ordner festlegen:** Hinterlegen Sie beim FTP-Server einen eigenen Export Ordner, damit die Medien nicht im Stammverzeichnis landen.
- **Ersten Lauf bewusst starten:** Legen Sie den Eintrag zunächst ohne „Aktiv“ an, starten Sie den ersten (vollständigen) Export mit „Manuel ausführen“ und prüfen Sie das Ergebnis. Aktivieren Sie den Eintrag erst danach.
- **Eindeutige Dateinamen verwenden:** Gleichnamige Dateien werden auf dem Server überschrieben.
- **Jobs kontrollieren:** Prüfen Sie nach Änderungen an Server oder Katalog die Meldungen des nächsten Laufs in der Jobübersicht und den Wert „Letzter erfolgreicher Export“.

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